Дмитрий не просто управляет собственным бизнесом, но и продолжает активно участвовать в каждом реализуемом Tactise проекте, активно ездит в командировки, не забывает заниматься йогой и экстремальным спортом и параллельно успевает даже писать собственную книгу. Как личный помощник может обеспечить счастье руководителя и какие задачи нужно делегировать, чтобы всё успевать — об этом в нашем новом материале в рубрике #Tactise_в_лицах.
Ирина напрямую выстраивает контакт со всеми людьми, которые взаимодействуют с Дмитрием, включая первых лиц крупнейших промышленных компаний, являющихся партнёрами Tactise. Помимо планирования и формирования рабочего графика Дмитрия Козлова и организации его встреч, занятий спортом и отдыха, Ирина также занимается всей личной и рабочей документацией, счетами, организацией личных мероприятий и отпусков, командировками, активностями на проектах, проведением Совета директоров и т.д.
В целом на этой должности она работает уже более 12 лет. До Tactise Ирина была личным помощником в коммерческих и госкомпаниях в Нижнем Новгороде. Сейчас от эффективности работы персонального ассистента зависит продуктивность, ресурсность и даже настроение топ-менеджера. Но для слаженной работы между руководителем и персональным ассистентом должно быть доверие. Для Ирины доверие президента компании — огромный стимул и ценность в работе и развитии.
Синергия персонального ассистента и руководителя
В профессии Ирине больше всего нравится напрямую видеть результат своей работы. Результат заключается в том, что руководитель находится, как сейчас модно говорить, «в ресурсе» и хорошем настроении, он полон энергии, быстро и эффективно выполняет свою работу, оставляя время на семью и личные увлечения. Отличный показатель слаженной работы персонального ассистента и руководителя, — когда рабочий день складывается так, как был изначально запланирован.
Четыре ключевых качества, которыми должен обладать персональный ассистент, по мнению Ирины:
1. Структурированность и умение правильно приоритизировать задачи
Это главный «козырь» слаженного взаимодействия Ирины и Дмитрия. Если помощник будет пребывать в хаотичном состоянии и что-то забывать, продуктивной работы выстроить не получится. Для поддержания структурированности Ирина всегда записывает задачи, комментарии Дмитрия, задаёт уточняющие вопросы и регулярно запрашивает у него обратную связь. Также важным навыком является умение правильно расставлять приоритеты среди большого количества разноплановых задач.
2. Хорошая память (или много ежедневников)
Чтобы ничего не упустить, задачи должны быть всё время на виду: в ежедневнике, на стикерах, на канбан-доске, в Bitrix24. Важно каждый день обновлять список задач и убирать выполненные. Также желательно напоминать руководителю о важных встречах за несколько дней, так как часть из них требуют моральной подготовки или дополнительных материалов, презентаций, предварительной дискуссии с коллегами.
3. Пунктуальность
Важно на 100% продумать, сколько запланировано встреч, сколько времени потребуется на каждую, когда должен быть перерыв. Ассистент, как официальный представитель топ-менеджера компании, не может позволить себе опоздать на встречу, не позвонить помощникам партнеров и т.д.
4. Неравнодушие
Оно помогает в работе. Когда ассистент неравнодушен, он немного иначе смотрит на ситуацию. Не с позиции: «я сейчас просто выполню работу и получу за это деньги», а с мыслью: «как сделать так, чтобы руководителю было комфортно и удобно? Как сделать его счастливым и помочь всё успеть?».
Как выстроена коммуникация с Дмитрием Козловым
В начале совместной работы было важно синхронизироваться с Дмитрием по его ожиданиям, приоритетам и идеальному конечному результату (ИКР). На первой установочной встрече Дмитрий обозначил, как бы он хотел выстраивать свой график:
- 2 дня — работа, 2 дня — семья, 2 дня — на себя и 1 день — запасной;
- Встречи в календаре по 5-15 минут (в то время, как коллеги настаивают на часовых/получасовых — это настоящий челлендж!);
- Удержание рамки выходных и отпусков;
- Чёткий график тренировок в спортзале, регулярные занятия йогой и фридайвингом;
- Личные вопросы: регулярный чек-ап здоровья;
- Отсутствие просроченных задач в Bitrix24;
- Планирование досуга;
- Помощь в организации мероприятий для семьи и родных Дмитрия;
- Контроль личного водителя и обеспечение регулярного тех.обслуживания личного автопарка;
- Помощь в бытовых вопросах.
Ирина отмечает, что для грамотного планирования ей важно быть в курсе всех проектов и активностей Дмитрия. Поверхностным пониманием не обойтись, потому что тогда невозможно понять, как приоритизировать встречи и срочные задачи.
Большая часть коммуникации Ирины и Дмитрия проходит через WhatsApp, а все мероприятия личный помощник ставит президенту в Google Календарь. Зная высокую загрузку Дмитрия, Ирина максимально подробно расписывает в описании встречи её повестку, бенефициара и подробный ИКР, чтобы руководитель сразу мог ответить «да» или «нет», не тратя время на задавание уточняющих вопросов.
Что делать, когда много срочных задач
Ирина отмечает, что в этом случае важно научиться грамотно приоритизировать. В Tactise действует правило: задачи от партнёров — на первом месте. Ирина расставляет встречи и задачи в зависимости от степени вовлечённости и погружённости Дмитрия в проект в данный момент. Для этого Ирина изучает проект и расставляет приоритеты. А что касается личных задач, Дмитрий обычно сам обозначает, какие из них срочные, а какие — нет. Ирина старается не откладывать задачи в долгий ящик и закрывать их максимально быстро.
Про work & life balance
Идеальное соотношение работы и личной жизни достигается только в тот момент, когда можно делегировать практически любую задачу. На данный момент Дмитрий, помимо управления собственным бизнесом, выполняет огромный пласт экспертной работы и находится в процессе передачи уникального HSE-опыта своей менеджерской и проектной команде.
Ирина отмечает, что Дмитрий эффективно управляет своей жизнью и всегда тратит время с пользой. Даже будучи в командировках Дмитрий находит возможность провести свободное время активно и интересно, в момент перелёта в самолёте ответить на десятки писем, а в такси созвониться и провести несколько рабочих встреч.
Безопасность для Ирины заключается в том, чтобы окружить заботой руководителя и эффективно распределять его рабочее и личное время, минимизировав риски для его физического и эмоционального здоровья.
Читать больше новостей в нашем блоге Стандарт безопасности Tactise.