Путь Юлии начался весьма интересно: она окончила Российскую правовую академию Министерства Юстиции РФ по специальности «Уголовное право и Криминология» и пошла работать в следственный комитет старшим помощником следователя по особо важным делам.
Однако с детства Юля проводила почти всё время в компаниях людей, увлечённых авиацией и полётами, так как её отец закончил МАИ. Увидев вакансию представителя авиакомпании в аэропорту Шереметьево, Юля с удовольствием откликнулась на неё. Затем она перешла в организацию со штаб-квартирой в Англии и начала погружаться в бизнес-тревел, который весьма далёк от путешествий, курортов и путёвок. Юлия на практике изучила все нюансы этой сферы. Сменив несколько компаний, она пришла в Tactise, и вот уже два года работает в нашей команде.
Специалист по командировкам — кто это?
Многие думают, что бизнес-тревел-координатор — не обязательно отдельная штатная единица, и что с этими задачами справится ассистент либо секретарь, но это не так. Организация командировок — это не просто выписать билеты. Необходимо знать свойства тарифов, визовые особенности въезда в разные страны, понимать специфику местности, куда отправляется сотрудник, уметь выстраивать сложную логистику. Всё это — командная работа, которая не будет функционировать в компании без грамотной тревел-политики.
Бизнес-тревел-координатор поможет купить для сотрудников максимально выгодные и комфортные по времени билеты, договориться о трансфере и выбрать наиболее комфортный отель в рамках бюджета. Он предвидит большинство рисков, связанных с той же погодой, и практически всегда будет иметь в запасе «план Б». Бизнес-тревел-координатор всегда на связи с сотрудником и готов помочь в решении возникших в пути трудностей.
Помимо покупки билетов, бронирования отелей и трансферов для сотрудников, бизнес-тревел-координатор занимается аналитикой: рассчитывает стоимость будущих командировок, просчитывает «идеальный» маршрут, изучает все доступные тарифы и условия авиакомпаний, правила регистрации, учитывает смену часовых поясов и так далее.
Особенно в период пандемии важно знать о правилах въезда и выезда из разных регионов и стран. Юлия отмечает, что каждый её день начинается с прочтения новостей: какие ограничения ввели, где смягчили требования, где задержали рейсы, какая политическая ситуация в той или иной стране и т.д. В тревел-сегменте всё меняется очень быстро.
Любовь к людям — главный секрет успеха
Юлия уверена, что человек не сможет работать в сфере бизнес-тревела, если он не любит своих коллег, руководителей и людей в целом. Бизнес-тревел-координатор не может быть хладнокровным, расчётливым или безразличным человеком, который не учитывает пожелания коллег в командировках. Наоборот, это тот, кто фактически никуда не летит, но он всегда рядом с сотрудником во время деловых поездок.
Сама по себе командировка — это никогда не отдых. Куда бы человек ни летел, если он делает это по работе, всегда будет присутствовать напряжение. Поэтому основная задача бизнес-тревел-координатора — создать максимально комфортные условия в новой среде. Также без умения выстраивать эффективную коммуникацию с сотрудниками работать будет сложно. Всегда важно помнить, что в командировку отправляется человек, а не товар или груз.
Бизнес-тревел-координатор сделает всё, чтобы командированный сотрудник был в безопасности, комфорте и ресурсе. Все эти факторы взаимосвязаны и не могут существовать друг без друга.
Обратная связь
Некоторые сотрудники неохотно дают обратную связь после командировки и не рассказывают о систематической задержке рейсов определённой авиакомпании, хамстве со стороны поставщика услуг, плохом состоянии номера и других моментах, о которых должен знать бизнес-тревел-координатор, чтобы не допустить подобного в будущем. Сотрудники должны рассказывать как о негативных, так и о позитивных моментах деловой поездки.
Важно, чтобы бизнес-тревел-координатор умел уважительно относиться к любому поставщику услуг, даже если возникают конфликтные ситуации. Но если что-то не устраивает, нужно уметь договариваться с поставщиком и просить его изменить те или иные условия. Важно проговорить проблему, объяснить ситуацию и логику своих действий.
Например, если бизнес-тревел-координатор запрашивает путевой лист при оформлении трансфера, он делает это не из вредности, а из-за желания убедиться, что водитель будет в хорошем состоянии и безопасно довезёт прибывших сотрудников до места назначения.
Закрывающие документы
Работая в компании, бизнес-тревел-специалисты должны знать, как правильно отчитываться за командировки. Для этого лучше сотрудничать с бизнес-тревел-агентствами, через которые проще бронировать гостиницы, билеты и трансферы и при этом получить закрывающие документы для бухгалтерии.
Для того, чтобы командировка реализовалась, бизнес-тревел-координатора и командируемого сотрудника недостаточно. Необходимо участие ответственного человека, который занимается кадровым делопроизводством. Этот сотрудник проводит командировки с точки зрения документации: составляет приказы и т.д. Наконец, в этом процессе фигурирует бухгалтерия, которая должна правильно рассчитать командировочные сотруднику и провести выплату.
Благодаря такой команде можно быть на 100% уверенным, что человек получит необходимые выплаты, улетит в командировку и вернётся домой.
Риски при организации командировок
Основные вызовы, с которыми сталкивается бизнес-тревел-координатор в HSE-сфере, часто связаны со срочностью командировок, когда партнёр просит поскорее прибыть на объект. Многие предприятия наших партнёров расположены в самых отдалённых уголках России, куда зачастую нужно добираться несколькими видами транспорта. Из-за срочности командировки есть риск, что не получится купить нужные билеты, а мест в хороших гостиницах не будет. Юлия отмечает, что ей важно знать даты командировки хотя бы за 4-5 дней до вылета.
Второй риск — это бюджет и понимание, сколько средств нужно заложить на тот или иной проект ещё на этапе подготовки. Для этого в Tactise есть внутренние процессы для расчёта логистики. Нам удаётся заложить необходимый бюджет на проекты с редкой погрешностью на 5-7%.
И риск, на который повлиять невозможно — это погода. Особенно осенью-зимой начинаются дожди, туманы, ветра и метели. Чтобы управлять этим риском у бизнес-тревел-координатора должен быть резерв в виде альтернативных авианаправлений или вариантов наземного транспорта. Худший вариант — перенос командировки.
Отправляясь в командировку, сотрудник должен чувствовать, что за его спиной стоит большая команда, начиная с топ-менеджмента и заканчивая бизнес-тревел-координатором, которые готовы помочь даже в самой сложной ситуации.
В профессии Юлию больше всего вдохновляет возможность помогать, оберегать и направлять людей, которые находятся в новой для них ситуации. Быть бизнес-тревел-координатором — значит заботиться о сотрудниках и их безопасности, уметь их слышать и понимать, как и чем можно им помочь, чтобы командировка прошла максимально эффективно.